Como hacer una mudanza de empresa

Una mudanza de empresa requiere una organización aún más cuidadosa que una mudanza privada. En este artículo descubrirás los pasos que debes dar para que la mudanza de una empresa, si vives en Sevilla se realice sin problemas.

Empresa de mudanzas en Sevilla

Empaquetar cajas y gestionar los trámites administrativos puede ser ya un auténtico engorro en el ámbito privado… Así que cuando se trata de una empresa entera que se traslada, el ejercicio es aún más complicado de gestionar. El brote de coronavirus puede haber obligado a algunas empresas a acelerar el proceso, en particular a reducir o aumentar su espacio de trabajo. Si planificas con antelación y sigues todos los pasos clave para una mudanza con éxito, la situación es perfectamente factible. En este artículo te damos unos consejos para organizar una mudanza de empresa con éxito.

¿Cómo puedes hacer que tu traslado de empresa sea un éxito?

Un movimiento empresarial no se puede improvisar, de hecho requiere una organización clara y ordenada, para no comprometer tu negocio ni el trabajo de tus empleados. Como en cualquier proyecto, cuanto más grande sea la empresa, más grande será la mudanza, más tiempo llevará, más gente participará y mayor será el presupuesto. Por tanto, es un acontecimiento importante que no debe pasarse por alto. Por el contrario, debe permitir que tu empresa crezca y entre en una nueva fase de desarrollo empresarial.

Determinar los motivos del traslado de la empresa

No se traslada una empresa entera y sus empleados por capricho. Los motivos del traslado deben estar bien pensados y razonados. Comprender las opciones que conlleva la mudanza te ayudará a entender mejor el traslado en su conjunto, a orientarte hacia el lugar adecuado y a comunicarlo con claridad y precisión a los empleados de la empresa. 

Elegir una nueva ubicación antes de cualquier traslado de la empresa

Ni que decir tiene que, antes de anunciar el traslado de una empresa, es imprescindible elegir la futura ubicación con antelación. Es más constructivo decir a los empleados que la empresa se traslada a un lugar concreto que mantener la nueva dirección de forma imprecisa. Esto les permitirá planificar con antelación y, por ejemplo, tener una idea más clara de cómo van a llegar.

Haz una lista de todo lo que necesitas. El tamaño de los locales, el número de oficinas, la ubicación y, por supuesto, el presupuesto: no dejes nada al azar !!

Puedes llamar a una agencia especializada en el traslado de tu empresa

¿Cómo elegir una empresa de mudanzas en Sevilla?

El éxito de la deslocalización de tu empresa depende de la organización interna del proyecto. Pero también lo hace el equipo que elijas para confiar tu mudanza de oficina. Un traslado de empresa, es un servicio muy específico en el sector de las mudanzas.

Puedes estar seguro de que trabajas con una empresa de mudanzas en Sevilla, con experiencia y familiarizada con los traslados de oficinas y negocios, que será un verdadero socio en la realización de este proyecto.

Apoyo durante el traslado de la empresa

Para centrarte en el futuro de tu empresa y en las consecuencias del traslado, una de las claves es asegurarte de que cuentas con el apoyo adecuado para el éxito de este proyecto, eligiendo a los socios adecuados para gestionar el traslado corporativo. A continuación encontrarás nuestra lista de comprobación para el traslado de empresas, con los mejores consejos prácticos para ayudarte a gestionar tu traslado de oficina paso a paso.

Lista de comprobación para el traslado de empresas: los 10 pasos esenciales

Una vez que hayas determinado la viabilidad de tu proyecto, he aquí los 10 pasos clave que debes seguir para trasladar tu negocio con éxito, es un checklist, que no puede faltar, si quieres tu empresa de una forma relativamente fácil y segura. Si estas pensando en hacer la mudanza en Sevilla, no te olvides

Fija una fecha para tu mudanza de empresa

Este paso es importante porque te permitirá establecer un calendario. A continuación, planifica todas las tareas que hay que realizar antes de la mudanza. La fecha no se elige al azar, consulta nuestro artículo sobre el traslado de una empresa que trata este tema.

Comunicarse internamente

Tus empleados son los primeros afectados por este cambio. El traslado de una empresa también puede ser una fuente de estrés a nivel interno. Por eso es importante que trabajes mano a mano con tus empleados para que este cambio sea un éxito, tanto personal como profesional.

Identificación de los relés internos

Designa a los coordinadores que se encargarán de distribuir las tareas. Pero también la importante posición de ser transmisores de información para los empleados y la dirección. Deben transmitir las consideraciones de tus empleados. Tienen que prepararse lo mejor posible para el periodo posterior al traslado, transmitiendo información y decisiones claras para la organización de cada departamento.

Involucra a tus equipos

El impacto de una mudanza de empresa puede ser mayor de lo que crees. Un cambio de rutina puede llevar a otros y convertirse en algo más. Por ejemplo, podría ser un leitmotiv para que algunos de tus empleados se vayan y crezcan profesionalmente. Es importante implicar a tus empleados en este proyecto, en la definición de los nuevos espacios de trabajo, en la disposición de las oficinas, para facilitarles y acompañarles en esta transición profesional.

Selección de proveedores de servicios

Esto se refiere al acondicionamiento y la decoración de tus nuevos locales, la instalación de la electricidad y la red informática, etc. Con tres meses de antelación, también debes confirmar la elección de la empresa de mudanzas para empezar a hacer el inventario y el embalaje.

Haz un inventario de tu mobiliario, maquinaria y equipos informáticos.

Dependiendo de tu nueva ubicación, puede que tus antiguos muebles ya no encajen o que decidas cambiarlos por completo. Del mismo modo, ¿quieres mantener el mismo equipo informático o tal vez quieres aprovechar la oportunidad de renovar todo al mismo tiempo?

Esta es una pregunta que debes hacerte, por ejemplo, si te mudas a un local compartido que ya está equipado. O si tienes la oportunidad de aprovechar una oferta atractiva de uno de tus proveedores de servicios. Por último, pon en orden tus asuntos. También puedes optar por vender internamente, primero a tus empleados, y luego organizar una venta externa. La empresa de mudanzas se encargará de deshacerse de lo que ya no quieres.

Ordena, almacena y guarda.

Uno o dos meses antes de la fecha de la mudanza, empieza a archivar y ordenar tus archivos. Esto también te permitirá limpiar tu «arquitectura» de archivos y el procesamiento interno para facilitar la nueva instalación y en caso de una reestructuración departamental. Cada empleado gestiona los archivos de su área de responsabilidad: facturas, cuentas, archivos de clientes, etc… y hace copias de seguridad de todos los archivos actuales. También puedes utilizar una empresa externa para hacer una copia de seguridad completa de los archivos de tu empresa antes de la transferencia.

Empieza a empaquetar para la mudanza

Obviamente, cada empleado es responsable de sus propios archivos y de recoger sus pertenencias. Prepara un sistema claro de etiquetado de archivos, puestos de trabajo y máquinas antes de trasladarlos a su nueva ubicación. La empresa de mudanzas te proporcionará todo el material necesario, cajas de embalaje y de mudanza para tus empleados, así como cajas y cartones adecuados para transportar los archivos de papel.

Transferencia de contratos y cambio de dirección

Una vez que sepas la nueva dirección de tu empresa, deshazte de todos los documentos y folletos obsoletos e informa a los proveedores de servicios y a los clientes de la nueva dirección y de la fecha del traspaso de la empresa. Ya puedes preparar nuevos documentos y tarjetas de visita para imprimirlos en cuanto se confirme la última información.

Asegúrate también de transferir los contratos de la línea telefónica, la red de Internet y el servidor informático de la empresa. No te olvides de configurar y probar tu red para que esté en funcionamiento el día de la mudanza de tu empresa. Registra el cambio de domicilio en la Cámara de Comercio y en otros registros profesionales.

Planifica el día de la mudanza de la empresa y los días posteriores.

Si todos estos pasos se han preparado adecuadamente, el día D de la mudanza de tu empresa irá sobre ruedas. Designa a una persona para que supervise la mudanza, que también será la principal persona de contacto con la empresa de mudanzas. Esta persona debería haber participado desde el principio en todo el proyecto y en el proceso de mudanza.

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